2020.08.20

約20,000名が参加したオンライン学術集会！ライブセッションを17会場で配信

主催者	一般社団法人日本外科学会
開催内容	第120回日本外科学会定期学術集会：オンライン開催
参加人数 / 期間	約20,000名 / 2020年8月13日～15日（3日間）

主催者のコメント

慶應義塾大学医学部外科学教室
会頭　北川雄光先生

初めての完全Web開催、そして17会場を同時並行する「ライブストリーミング配信」は、当初難しいと思っていましたが、大成功だったと思います。Webサイトの「日程表」ページから“会場”を自由に選択できるので、会場の中を歩いているような雰囲気を再現できました。

ある女性の医師の方は、お子さんを車で送る途中、一度車を停めてWeb経由で参加されていました。現地開催だと参加を諦めてしまう人も、Webだと簡単に参加できますので、オンラインで開催する意義は、そういったところにもあると思います。今後、参加者が「Q&A機能」や「チャット」のコミュニケーションに慣れてくれば、学術的かつ持続的な交流もさらに期待できるでしょう。

本格的なステージで「オンライン参加者」にメッセージを届ける

パシフィコ横浜を舞台に開催予定していた「第120回日本外科学会定期学術集会」は、COVID-19の影響を受ける社会情勢の中、安全安心に最大限配慮する方針を掲げ、Webを活用した「オンライン開催」に変更しました。尚、パシフィコ横浜の会場内には、各セッションの映像を配信するための「特設スタジオ」を設け、計17回線34チャンネル（うち、別会場の紀尾井カンファレンスが1回線2チャンネル）の規模による動画配信を実現しました。

赤坂プリンスホテル跡地の「紀尾井カンファレンス」では、新型コロナウイルス感染防止対策ガイドラインに沿ったマニュアルを作成し、本格的な「ライブ動画配信ステージ」を設営。主催者をはじめ、VIP登壇者の皆さまには会場までお越しいただき、オンラインを通して「特別講演」や「記念式典」、「緊急企画」の動画をリアルタイム配信しました。

オンライン学術集会に適した
「特設サイト」を開設

オンライン環境に適した、新しい形の学術集会の楽しみ方を追求した「特設サイト」を公開。司会、演者の皆さまには、遠隔地からWeb会議形式で各セッションに参加していただき、参加者の皆さまにはチャットやQ&A機能を通して質問・意見できる環境をつくりました。

これらを実現するには、「Zoom」等の“コミュニケーションツール”との連携が重要になります。現地開催さながらの活発な議論に展開するための工夫は、オンライン開催では“必須要件”になりますので、これらのツールを活用したファシリテーション・進行は、会全体の「活気・賑わい」の鍵を握っていると言えます。発表済みの講演スライドは、会期後の10月31日までサイト上で閲覧可能です。

参加者に向けた「動画コンテンツ」で、
期待感を醸成

開催直前の8月11日に「プレビュー映像」を公開。第120回となる日本外科学会の学術集会の「舞台裏」や、コンセプトビデオの「メイキングシーン」を少しだけ紹介しています。注目を集めた記念式典では、「未来を担う外科医からのメッセージ」と題して、若手外科医の皆さまを対象に、将来の外科学、外科医療への想いを披露するステージを企画。全国から集まった100題を超える応募動画の中から、14題を選出するオーディションの様子も収録しました。

アクセス解析で、参加者の
「関心・動向」を可視化

今回の学術集会はインターネットを活用して開催されました。よって、Webサイトを「アクセス解析」することで“参加者の行動パターン”が考察できます。例えば、参加者はスマートフォンよりもパソコンを好んで利用し、「大画面」でセッションやセミナーを視聴する傾向が見られました。8割近くのユーザーが参加登録した後にログインし、会期中に閲覧できるコンテンツを参照していたのがわかります。

また、参加者が最も多く集まる時間帯は、12時～13時がピークでした。しかし、「平均滞在時間」の項目に注目すると、午前7時～11時に時間消費する傾向が見られます。プログラムが開始される8時よりも前にログインを済ませ、サイト内でスタンバイしている人も一定数いらっしゃったようです。このように、アクセス解析すると「コンテンツを集中して閲覧してくれる時間帯は何時か？」といった分析も可能になります。

Twitterから、参加者の「生の声」を
ソーシャルリスニング

会期中、Twitterでは「参加者のツイート」が多く見られ、様々な感想をコメントされていました。今回の「オンライン学術集会」に対し、ソーシャルリスニングを用いて参加者評価を調査した結果、「勤務の合間にタブレットで自由に聴講できるのが嬉しい。」「クリック1つで色んな所に飛んでいける。」「自宅で涼みながらセッションを視聴できる。」といった好意的なコメントが多く見られました。以下に、オンライン参加した“参加者の声”を一部ご紹介します。

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日本外科学会が始まりました。
初めての完全オンライン開催で、生の声が聞こえないデメリットはありますが、自宅で好きな時間にいろいろな発表を見れるメリットは大きいと思いました😊👍
これからの学会発表は変わってくるのでしょうか。
— Dr剣士郎 (@p5a4x) August 14, 2020

クライアントと共に、さらなる
「価値創造」に挑戦

2020年、COVID-19の影響はもちろんありますが、第5世代移動通信システム「5G」の商用化・通信インフラが整いつつある背景から、まさに今「デジタルコミュニケーション」の変革期に突入しているのではないでしょうか。そんな中、今回の定期学術集会の開催にあたり、「現時点で実現可能なベストな形・開催手法は何なのか？」というテーマに対し、主催者の皆さまと一緒に協議・ディスカッションできたのは、私たちにとっても多様な“気づき”を得る機会になりました。本当にありがとうございます。

今後とも、クライアントと一緒にさらなる「価値創造」に挑戦していければと思っています！何かお悩みがありましたら、ぜひお気軽にご相談くださいませ。