コラム

2020.04.09

Web会議システムを「イベント」に導入!差がつくテクを徹底解説


新型コロナウイルスの影響で、「Web会議システム」や「リモート会議」「チャット対話」等のオンライン活用が定着しつつあります。テレワークの環境整備が進むことで、リアル会議の代替として実施・導入されるケースが急速に増えています。この記事では、Web会議のパフォーマンスを最大化させるテクニックを「なぜやるか」「生産性のメリット」「注意すべきデメリット」の3つに分け、Web会議を導入する前に役立つ情報を、わかりやすく解説します。

Web会議をやる理由を定義してみる

2020年初旬の社会情勢において、主だった課題意識として「参加者の集客が困難」「企業プレゼンスを保つため中止・延期は避けたい」という声を頻繁に頂きます。「Web会議は機能も充実しているし、無料で使えるシステム・製品が多い」という意見も珍しくありません。

しかし、Web会議を推奨する明確な理由のうち「多様性の尊重」と「働き方改革」という2大テーマは、必ず注目しておきたい要素です。なぜなら、対面・電話・画面共有・クラウド・チャット…と、時代の変化と共に「会議に関わるコミュニケーションの形」の選択肢は増えているからです。働く上でも、テレワークを利用して遠隔から会議ルームに接続することは容易な時代です。まさに、技術革新と多様性は「比例の関係」と言うことができます。よって、“通信の多様性”と比喩できる「Web会議」の実施ニーズは、新型コロナウィルスが終息しても、人々から支持され続けるでしょう。

主催者・参加者における生産性のメリット

移動・場所に縛られない

主催者(ホスト)は、場所を気にせずイベント・ミーティングを開催できます。通信で成立するため、コストをかけて大きな会場を手配する必要はありません。例えば、参加者の移動時間やルート、駅へのアクセスの利便性等を考慮しつつ、ホテルやカンファレンス施設、セミナー会場といった「場所」を、通常は予め手配します。Web会議であれば、そのような距離や場所についての悩みは不要です。

収容キャパに縛られない

主催者(ホスト)は、クラウドの環境を使うことで、収容人数を気にする必要は無くなります。Web会議のサービス提供会社(Teams、Skype、WeBex等)のプランを確認し「拠点」や「接続」の制限を比較し、事前に調べておくと安心です。

会場・施設側の空き状況に影響されないのも大きな利点で、主催者・参加者にとって都合の良い日時にスケジューリングできます。参加者のITリテラシーが高い場合は、Web会議との相性も良く定着性が高いとされているため、多数の参加者にリーチすることで、多くのエンゲージメントが獲得できるでしょう。

参加者(ゲスト)目線では、セミナーや交流会等でありがちな「定員オーバーで入場・参加できない」という心配が無くなります。また、参加できても「登壇者やスクリーンが遠くて見難い」という悩みは発生しないため、全ての参加者に“公平性を担保した品質でイベントが提供できる”という強みをWeb会議では得ることができます。

リアルよりも対話が発生しやすい

Web会議システムの多くには、専用の「コメント入力機能」や「チャット」のツールが備わっています。よって、参加者に対して「質問」や「意見・感想」をリアルタイムで呼びかけ、その場で反応を確認することができます。質疑応答では、ストレートな意見を投げにくい場合がありますので、「テキスト」であれば入力・投稿だけでコミュニケーションは成立します。遠隔のユーザーにも対応でき、登壇者がライブで回答することで、全ての参加者に寄り添ったプログラムが可能になります。クラウドならではの「対話のしやすさ」と言えるでしょう。

聴講しながら次々と寄せられるコメントを併せて読むと、多角的な視点で「発見・学び」を得ることが可能になりますので、オンライン特有の「有意義な時間」を体験することになります。これらの具体的な取り組みと主催者の評価などは、以下の記事がケーススタディになります。

要注意!デメリットの事前対策

インターネットの環境

オンライン会議で最も重要なのが「ネット環境」の構築です。会場ではあらかじめ専用回線を用意し、事前に本番環境を再現して「テスト配信」をクリアしておくと安心です。ビデオ通話は通信情報の量が多いため、Webカメラの映像などの視聴チェックを試すことも推奨しています。

演出と臨場感

オンラインなのに演出が必要なの?と思われるかもしれませんが、実はかなり重要な要素です!この仕込みの有無で印象は大きく変わってきます。つまり、淡々とプログラムを進行させるのはなく、会場では「アタック動画」や「サウンドエフェクト」「照明」等の演出をあえて取り入れることで、参加者を没入させる“臨場感”を画面を通じて魅せることができます。これが、差がつくテクニックの1つです。

無料で良質なオンライン開催のイベントが溢れている昨今、「演出」はコンテンツの魅力を最大限に引き出す重要なファクターになります。

セッション前後の間隔

Web会議の場合、参加者はデスク環境のパソコンか、スマートフォンの端末を使って参加します。よって、目線は画面上で一定となり動かないので、セッション前後の間隔(音声の待ち時間)が気になり、リアルで参加している時よりも退屈に感じる懸念があります。この問題を解決できるのは、なんとMC(司会者)なのです。

MCは、資料・原稿を正確に読み上げて伝える「アナウンサータイプ」ではなく、コメント等を随所に入れられる「パーソナリティタイプ」の方を抜擢するのがポイントです。数秒の間、何も動きがないと「放送事故?」と捉えられてしまう場面がテレビだとありますよね?その「間」の場つなぎをアドリブで対応できるMCを採用する!と表現すると、イメージが伝わりやすいでしょう。これも、オンライン開催で差がつくテクニックの1つです。

総括まとめ

多様なライフスタイルが尊重される時代において、Web会議ツールが導入されるケースは年々増加しています。しかし、参加者同士のネットワーキングや製品体験が主目的のイベントでは、オンライン開催だけでは解決できない場合もあります。重要なのは「リアルとバーチャルの融合」というフレーズからも連想できるように、“ハイブリット型の開催”も選択肢の一つにあるという事です。「SDGsの推進」を例に挙げると、Web会議は強力なソリューションになりますので、一過性にならないよう、今後も多くの成功事例に貢献できればと思います。

Written by 近藤 百合子

日本コンベンションサービス株式会社
ミーティング・イベントデザイン事業部 ミーティング・イベント部

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