コラム

2019.05.09

会議運営を委託「アウトソーシング」で得られる2つのメリット


アウトソーシングする最大の利点は、発注側の担当者が本来の業務に集中できるところです。対象案件の実施に伴う準備段階では、社内のリソース調整から始まり、イベント担当者の教育やマネージメントに至るまで、目に見えないコストも考慮する必要があります。これらの業務全般を効率化して生産性を高めるために、今回は「PCO」と呼ばれる専門職にスポットを当て、運営業務を外部に委託するメリットをご紹介します。

会議運営のプロ「PCO」とは?

PCOは「Professional Congress Organizer」の頭文字をとった略称です。業務内容は、国際会議や展示会、シンポジウム、セミナー等の各種イベントを主催する企業・団体と連携し、会場手配・事務局代行などの事前準備、当日の運営、事後サポートまでを総合的に行なっています。

参加人数が多く、入念な収支シミュレーションが必要なイベントの場合、自社のリソースで対応するよりノウハウや専門スキルを持った外部企業に委託した方が、費用を抑えながら品質面を向上することができ、さらに参加者の満足度アップまで期待できます。よって、昨今では会議・イベントの運営をプロに任せる傾向が増えています。

抑えておきたい2つのメリット

PCOに会議運営を委託することで得られるメリットは多岐に渡りますが、その中で主催者視点で抑えておきたいメリットを2つご紹介します。

最新のソリューション・トレンドが活用できる

自社で内製化した会議・イベントの場合、どうしても慣習化した内容になりがちですが、PCOは多種多様なテーマ・種類の会議運営を経て蓄積した知見を用いて、クライアントの要望に応じたプランを企画できます。

例えば、従来「人の手」で行っていた参加者の受付登録は、スマートフォンやQRコードに対応した「自動登録システム」に切り替えることで、受付の所要時間を約20秒/名まで短縮可能です。このようなITツールを利用した集客・集金の戦略的運用や、セミナーの直前予約の対応オペレーションなど、「時代の変化」や「多様なニーズ」に適したソリューションを網羅的に検討できるのも特徴の1つです。

自社の職員・スタッフのリソース管理が効率化する

会議・イベントの準備段階では、参加者宛に案内状を送付するだけでなく、デザイン会社、印刷会社、施工会社、警備会社など、多くの関係企業との連絡・調整の業務が想定できます。これらを内製で対応する場合、その準備業務すべてを普段の仕事に加える形で進行する必要がありますので、工数の予測が難しく「不規則な勤務形態」になりがちです。

これらの問題は、PCOに委託することで解決できます。具体的には、関係企業とのやり取りから、スケジュール全体の進行管理、ガントチャートを用いたタスク進捗のチェックなど、細かいコミュニケーション業務は全て任せられます。よって主催側は、アウトソーシングして確保できた自社のリソースと時間を有効活用し、会議のコアとなる部分やプログラム内容の精査・ブラッシュアップに集中できます。周年行事や式典、総会など「質の高いイベント」の実施が目的の場合、特にPCOを利用することを推奨します。

メリットとデメリットの把握が重要

PCOを利用するメリットを簡単に解説しましたが、すぐに外部委託すべきか、これまで通り内製で進めるべきか、判断に悩まれている声をよく耳にします。参加人数や会場の規模、運営に求める人材のスペックが、自社の内製対応で問題ないと判断できる場合もありますよね。また、新たな企画展開や参加規模の拡大を見込むと、内部のリソースでは賄えないケースも考えられます。そのため「案件ごと」にアウトソーシングを活用するか否かを選択したほうが良いでしょう。

今まで内製化していた会議・イベントの運営を外部委託に切り替える際、不安や戸惑いがあるかもしれません。しかし、準備業務のすべてを委託するのではなく、事務局のスタッフ手配、会場管理、設営、当日運営のみ、という具合にPCOを「部分委託」で利用することもできますので、案件ごとの課題を「個別に検討」するとメリットが明確になります。

編集後記

今回は「PCO」の役割と利点についてご紹介しました。会議やイベントを主催される際は一人で悩まず、運営の専門会社(PCO)に相談してみるのも選択肢の1つです。海外から多くの参加者が集まるサミット等の国際会議や、企業が主催する大型会議など、多くの交流の場を手がけてきたPCOなら、お客様の課題に対して強力なアシストができるはずです。

また、本記事と関連性が高い「MICEビジネスとインバウンド観光」をテーマにした記事を前回執筆させていただきました。PCOの記事と併わせて、いま注目を集めているMICEビジネスについても、よろしければご一読ください。

Written by 白濱 佑弥

日本コンベンションサービス株式会社
国際事業部 国際会議部

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