コラム

2021.02.19

オンラインイベントのメリット・デメリットとは?開催時の注意点や事例もご紹介


新型コロナウイルスの影響で講演会やセミナー等、様々なイベントがオンラインでの実施に移行しました。感染症対策に注力し、実際の会場でイベントを開催することもありますが、オンライン開催が増加しているのが現状です。これからイベントを企画したいけれども、開催形式をどうするか、迷う方もいるのではないでしょうか。
この記事では、オンラインイベント開催のメリットとデメリット、また開催時の注意事項や成功のコツを解説します。オンラインイベントの運営が初めての方はもちろん、2回目以降の運営でさらに成功させたい方に役立つ情報をご紹介します。

オンラインイベント増加の背景

2020年初頭から新型コロナウイルス感染症(COVID-19)が世界的に流行し、海外ではロックダウンが行われ、日本では2月26日に緊急事態宣言が発出されました。それに伴い、展示会やセミナーなど様々なイベントが中止に追い込まれました。
これを受け、コロナ禍でイベントを開催する手段として「オンライン開催」が検討され始め、多くのイベントがデジタルに移行しています。

オンラインイベントを開催するメリット

現地開催の代替手段として導入が進んだ「オンライン開催」。実施するメリットは大きく3つあります。

開催費用や準備のコストが下がる

開催する会場の費用、交流会で必要なケータリングの手配、展示会で設置するブース、展示パネルや印刷物といった、「物」にかかる費用が不要になります。また受付や案内スタッフの人件費、登壇者やゲストを招致する際の宿泊費や移動費といった、「人」にかかる費用も削減できます。

大規模なイベントであっても、少人数かつ最低限の機材で開催が可能になるため、イベント全体にかかるコストが抑えられることが多くなります。ただし、参加者数が数万人などの大規模なイベントの場合は、配信に必要なサーバーの料金が高額になったり、事前に接続確認を行うための機材費が必要になる場合があるため、予め確認することをおすすめします。

大人数の集客が可能になる

現地開催イベントでは、会場の収容可能人数に限りがあるため、参加者数も制限せざるを得ませんでした。しかしオンライン開催では人数を制限する必要がなく、大人数の集客が可能になります。参加者も、時間と場所に縛られないため気軽に参加できるようになります。そのため、今までとは異なる層の参加も期待できます。
平日であれば終業後、休日であれば昼間の開催が、多くの参加者を見込める傾向にあります。

参加者のアクセスデータが解析できる

オンライン上の開催では、参加者の行動が可視化できるため、効果検証が可能になります。

取得できる数値の例

  • 参加者の属性(デバイス、性別、地域など)
  • 視聴数、訪問数
  • 視聴される時間帯
  • 訪問者が滞在している時間 等

現地開催では取得が難しい情報が、オンライン開催ではデジタルツールを使うことで簡単に取得できます。定期的にイベントやセミナーを行う場合は、次回の改善点としてのヒントが得られるので活用しましょう。
また、オンライン開催ではアンケートの回答が得られやすい傾向があります。回答特典を付けることで、回答率の向上や詳細な回答を得られることもあります。

オンラインイベントを開催するデメリット

オンライン開催のメリットがある一方で、デメリットもあります。実際に開催する際に注意しておきたい、3つのポイントを紹介します。

通信環境・ITリテラシーに依存する

主催者側だけでなく参加者側にも、安定したインターネット回線と最低限のITリテラシーが必要になります。
微弱なWi-Fi環境だと、画面がカクカクしたり、回線が落ちたりすることがあります。そういった体験は参加者の満足度低下に繋がります。トラブルを未然に防止するために、事前に配信テストをしっかり行いましょう。
推奨するブラウザやネットワーク環境がある場合は、事前に参加者へ「推奨する視聴環境」を伝えておきましょう。
また、「参加登録の方法が分からない」「視聴ができない」といった問い合わせに対応する事務局を設けることも重要です。行き届いたサポート体制が、参加者の満足度向上に繋がります。

ネットワークづくりが難しい

オンライン開催の課題として、「交流のしにくさ」があります。現地開催では、参加者同士の偶発的なコミュニケーション発生が見込めますが、オンラインイベントでは計画的にコミュニケーションの発生を設計する必要があります。
参加者同士の交流を目的としたイベントの場合は、あらかじめ参加者を少人数のグループに分けておくと良いでしょう。事前に登録された参加者の情報を元に自動でグルーピングしてくれるサービスや、参加者同士のマッチングを行う仕組みを活用するとスムーズです。

参加者が離脱しやすい

気軽に参加しやすい一方で簡単に離脱しやすいのが、オンライン開催の特徴です。単にWEB会議システムで映像を流すのではなく、時間配分を考えて適宜休憩を入れる等、メリハリのあるプログラムを設計しましょう。また、参加者を飽きさせない工夫として、投票機能を使った参加型のコンテンツを盛り込む、といった方法も効果的です。

オンラインイベントを成功させるためのノウハウ

ここからは、オンラインイベントを運営する際に役立つ「成功に導くためのノウハウ」を紹介します。

機材の準備やイベントを運営する上での費用感

オンラインイベントを企画する際、予算の見当がつかない、と思う方は多いと思います。映像を配信するプラットフォームやツールさえ決まれば、イベントの準備は揃うように感じる方もいるかもしれません。
しかしオンラインイベントの開催に必要な準備項目は、リアルで開催するイベントと大きくは変わりません。

オンラインイベントの開催に必要な準備は、大きく以下の3つです。

  • 開催する環境

    参加者の登録や配信プラットフォームの準備、イベント用サイトの構築 等

     

  • 企画・制作

    企画立案、撮影や映像編集、WEB制作 等

     

  • 運営・事務局

    参加者への案内や窓口対応、集客 等

自分たちだけで開催できる体制がない場合は、準備や運営を外部に依頼する必要があります。その際、イベント開催にかかる全体の費用としては、100万円~500万円は見込んでおくと良いでしょう。

Zoomなど配信プラットフォームを使って簡易的なウェビナーを行う場合は、高価な配信機材や本格的なスタジオを設営する必要はありません。しかし、最低でもPCに取り付けられるカメラや、マイク付きのヘッドセットを用意し、視聴者視点での品質を確認し、配信映像の質の向上を図ると良いでしょう。

目的を達成するためのプラットフォーム選定

オンラインイベント用のプラットフォームやツールを選ぶ際、機能ありきで企画を考えるのではなく「イベント目的」に適したものを選定することが重要です。
オンラインイベントの内容は、大きく3つに分けられます。

ミーティング型 セミナー型 インタラクティブ型
グループワーク・会議 ウェビナー・講演会・対談 ビジネスイベント・懇親会・記者会見
■よく利用されるツール
Zoom
CiscoWebex
GoogleMeet
MicrosoftTeams 等
■よく利用されるツール
YoutubeLive
Vimeo
Zoomビデオウェビナー
ニコニコ生放送 等
■よく利用されるツール
EventHub
EventsAIR
Remo
Buddyup! 等

プラットフォームを検討する際のポイントは以下です。

  • 使いやすさ・動作の安定性

    動作に不安な点がないか、デモンストレーションや無料体験で確認しましょう。機能が優れているツールは大きなイベント効果が狙えますが、使いにくさや不安定な動作が際立つと、参加者の離脱に繋がります。

     

  • コミュニケーション機能

    チャットやアンケート等のコミュニケーション機能があると、参加者の満足度を高められます。質問やコメントは随時発生するため、対応できる体制も併せて準備しましょう。

     

  • 録画・アーカイブ機能

    当日急遽参加できなくなった人に対応するため、映像を録画し、アーカイブ配信すると、後からいつでも見ることができます。リアルタイムで参加した人も、理解できなかった点を見返したい時に活用できます。
    アーカイブ化作業には手間と時間がかかるため、作業工程を確認しておきましょう。

     

  • セキュリティ対策

    視聴環境にIDやパスワードを設定し、限定公開できる仕組みがあると安心です。より厳重に管理する必要がある場合は、イベント用の特設サイト等から参加登録した情報と、配信環境を連携しましょう。その際、アクセスデータの取得連携も検討しましょう。

集客方法について

オンラインイベントは参加のハードルが下がるため、比較的集客しやすいという特徴があります。そのためには、できるだけ多くの人に開催情報を届けることが重要になります。相性の良い方法として、FacebookやInstagramなどのSNSや、イベント管理サービスを使った集客が挙げられます。また併せて広告出稿も行うとより効果が見込めます。

オンラインイベントは、気軽に参加登録ができる反面、参加登録をしていることを忘れてしまい当日は不参加、という人が多いのも特徴です。イベント開催の数日前、前日、当日に開催のお知らせメールを送り、リマインドを行いましょう。

オンラインイベント参加者とのコミュニケーションを図る

双方向のコミュニケーション設計を意識することで、参加者の満足度向上に繋げられます。
例えばチャット機能を利用し、主催者や登壇者と、参加者の距離を縮めることが可能です。参加者が書き込んだ質問や感想等のコメントに登壇者が回答するようにすると、簡易的なディスカッションが生まれます。

ユーザーイベントなどではSNSを活用すると参加者のリアルな声が届き、イベントを盛り上げることができます。誰がどんな発言・質問をしたかの履歴が残るため、後日フォローをするのも良いでしょう。

JCSのオンライン/ハイブリッドイベントの事例紹介

JCS(日本コンベンションサービス)は1967年に創業して以来、13,000件以上の実績をもとに、お客様のコンベンションを成功に導いてきました。近年では、バーチャルイベントの開催や講演会等のオンデマンド配信、シンポジウムのライブ配信など、オンラインイベントの開催を数多く手掛けて参りました。
特に、主催者のご要望をまとめる「コーディネーション力」と、スピーディーに準備・遂行する「実行力」、そして専門領域に強い提携企業との「連携力」を持ち味としています。
具体的なオンラインイベントの事例について、以下でご紹介します。

オンラインイベント事例

未踏会議2020の交流イベント「未踏Night」

Web会議システムと、イベント連動型マッチングサービス「Buddyup!」を融合させた「バーチャル懇親会」のソリューションを提供しました。また、ニコニコ生放送、YouTube等を使用したライブ配信に加え、参加者が登録した「名前」「プロフィール」「興味・関心ごと」を元に、独自のAIアルゴリズムが相性の良さそうな人同士を「グルーピング」する仕組みが、大変好評でした。

RPAユーザ感謝祭「WinActorラウンジ2020」

従来の現地開催からオンライン開催へ移行し、今年の参加登録数は5,000名を超え、集客は前年比で2.5倍以上を記録しました。バーチャルプラットフォーム「Intrado」での空間演出や、Twitterの「ハッシュタグ」を活用したインタラクティブな会話促進なども行い、多数のエンゲージメント獲得に成功しました。

現地とオンラインを併用したハイブリッドイベント事例

現地開催とオンライン開催を併用した「ハイブリッド開催」が最近注目を集めています。ハイブリッドイベントは、オンラインとリアル両方の強みを生かすことができ、また弱みも補うことができるため、イベント効果の最大化が期待できます。参加者が「オンライン参加」と「現地参加」を自由に選択できる、次世代のイベント開催形式と言えるでしょう。

JCSでは「ハイブリッドイベント」の対応実績もあります。以下、具体的な事例をご紹介します。

第40回日本脳神経外科コングレス総会 (JCNS2020)

現地会場となる金沢市・石川県立音楽堂と、オンラインの両方から参加可能な「ハイブリッド学術総会」を開催し、約5,000名が参加しました。
COVID-19の感染防止対策として、JCSが加盟する一般社団法人日本コンベンション協会(JCMA)が策定したガイドラインに沿って、入念に開催計画を練りました。さらに、「石川県立音楽堂の施設ガイドライン」「金沢大学の感染防止ガイドライン」それぞれに策定されている各種項目にも対応し、参加者の安全・安心に向けた資機材調達、運営マニュアル作成・オペレーション研修等を徹底しました。

オンラインイベントのご相談はJCSまで

オンライン開催の成功は、目的や規模に応じてノウハウを持った企業に依頼することが確実な方法と言えるでしょう。
JCSは「イベント業務管理士資格」を取得したスペシャリストによるサポートと数々のイベントの実績をもとに、多くのイベントを成功に導いてきました。
貴社の叶えたいオンラインイベント実現に向けて、ご提案させていただきます。是非、お気軽にご相談ください。

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