2020.01.30

すごい社員総会の作り方「2020 JCS CAMP」事例を解説

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JCS（日本コンベンションサービス）は、自社で主催する社員総会を「お客様に提案するための価値」を開発するショーケースの場と捉え、最先端の演出や技術を積極的に取り入れて毎年挑戦しています。イノベーティブな発想・企画をプロである社員自身が体験するため、全国8拠点の全社員が集まります。この記事では、若手・中堅社員が中心となって開催した社員総会「2020 JCS CAMP」のコンセプトや企画構成について、わかりやすく解説します。

2021年に、オンラインイベントの企画力を集結して実施した「オンライン社員総会」の事例記事も、併せて参考にしてください。

社員総会で実施した3つの施策

2020年の社員総会のコンセプトは「Voice Wanted!」です。社歴や年齢、役職に関係なく、社員一人ひとりが「やりたい！」という気持ちを声に出せる社風づくりをゴールにしました。その目的を達成するために実行した施策のうち3つをご紹介します。

フォーマルNG！私服で出社せよ

約2カ月前に、イベント当日を「カジュアルデー」と定め、社員へは私服での出勤を事前告知しました。ビジカジではない私服！を浸透させるための「ファッション・マニュアル」が効果を発揮し、普段と違う同僚が次々とオフィスに現れ、朝からリラックスした雰囲気がオフィスに溢れていました。午後はSDGsに配慮して「徒歩」で会場まで移動します。約30分のおしゃべりウォーキングは、イベント開催前の期待・ワクワク感の醸成につながります。

会場はキャンプ場？情報を知らない社員たち

社員総会の会場は、コンベンションや大型イベントでおなじみの東京国際フォーラムでしたが、空間演出・装飾のテーマは「キャンプ場」です。椅子やテーブルも本物のキャンプ用品で揃え、社員自ら椅子を組み立てを行い、「イベント会場はこうあるべき。」という既成概念を壊してみました。私服での出社司令は、実はこの空間に繋がる“予兆”でもあります。

カジュアルな雰囲気で同僚と歓談を楽しむ最中、あっと驚くタレントの登場による講演や、社員全員が一体となって挑戦するアクティビティなど、ここぞとばかりにエッジを効かせた企画を投入。イベントのプロ集団として、お客様に今後体験して欲しい企画をこの場で実施し、盛り上がり具合や満足感などを検証してみました！

アプリで輪になれ！気になる社員をチェック

今回の社員総会に向けて特別にカスタマイズしていただいたスマホ用アプリ「Buddyup!」（株式会社富士通研究所様が研究開発中）が、盛り上がりをブーストさせる役割に貢献しました。事前に「顔写真」と「プロフィール」を登録し、会場で2～3問のアンケートを実施することで、AIのアルゴリズムが独自に社員をグルーピング。初めて顔を合わせる社員同士でも相手の情報が手元（スマホ）でわかりますので、会話のきっかけをアシストしました。

はじめてでもOK！社員総会の進め方

実行委員会の立ち上げ

まずは“社員総会実行委員会”の立ち上げから着手します。JCSの場合、「型にはまらず、新しく面白いことをやりたい！」という熱意を持った社員が3名集結し、委員会の代表を務めました。メンバーは全社から募集し、計10名が集結、普段の実務では接点のない社員とブレストを行うことで、新鮮なアイデアがたくさん飛び交いました。ここで重要なのが、強制参加ではなく「任意」で手を挙げたメンバーが実行委員を担当した！という点です。「本気で楽しもうとする意気込み」や「趣旨への賛同・共鳴」というハートそのものが、イベントの成功のカギを握っています。

目的とテーマを決める

まずは「コアターゲット」を明確にし、新たな挑戦にドライブするための“指針”を作ります。過去の社員総会の失敗・成功体験を踏まえ、「変えるべき要素」と「守るべき要素」について徹底的に話し合います。社員総会を開催する上で達成したいこと（目的とテーマ）を決めてから、社員全員の機運醸成に繋がるコンセプトメイクに移ります。

JCSの場合、「Create the Future SHANAI Communication」という活動指針をつくりました。これには「社員がチャレンジしたいと思い、自主的に発言し、肯定的に受け入れられること」という意味が込められており、この趣旨に繋がる企画案について実行委員メンバー全員で協議しました。そして、ゴール達成に向けた社員総会のコンセプト「Voice Wanted!」が誕生しました。しかし、ここで注意点があります。「企画する側」と「参加する側」には温度差がある！という経験則から、企画詳細はあえて事前に公開せず、ティザームービーを約半年前に公開し、その後の告知は必要最低限に留めました。

SDGsの取り組み

新たな挑戦！ということで、今までお取引のない20社を超える企業とコンタクトしました。本イベントの趣旨に賛同し、協賛してくれた会社と提携することで実現できた企画もあります。例えば、SDGsのケーススタディの1つとして、竹とサトウキビを混ぜ合わせた素材で作られた器「WASARA」が挙げられます。懇親会の食事シーン等で使用され、イベント終了後に破棄される際は、一般的なプラスティックが土壌に還るまで数十年かかるのに対し、「WASARA」は90日で土に還るという特徴があります。

SDGsの取り組みは、やった事をアピールするのではなく「SDGsに関わる意識の定着と浸透」が重要という想いから、今回のような取り組みを行いました。

社員のやる気がアップ！成功の秘訣とは

会社ではなく「社員ファースト」が裏テーマ

今回の社員総会は「会社・経営層のメッセージを伝えること」よりも、「社員が思いっきり楽しめて、同時に刺激・学び・感動が得られること」という要素にウェイトを置きました。これらを実現する上で意識したイベント企画は、「社員のコアターゲットに合わせたゲスト講演」「社員全員を巻き込んだ目玉企画」「実行委員自らが先陣をきって楽しめる企画」の3点です。結果、例年を上回る盛り上がりが見られ、ハートフルな空間創出に寄与することができました。

社員の声に留まらない「遊び心」の追求

会場が「キャンプ場」ですので、司会進行や場内アナウンスは極力行わず、「あっちに何かあるみたい！行ってみよう。」といった具合に、社員の探検心をくすぐる仕掛けをたくさん用意しました。例えば会場後方に用意した「フォトブース」では、コンセプト「Voice Wanted!」にちなんで、吹き出しパネルに好きなメッセージを書き込んで、手に持って自由に撮影できる仕様にしました。会場の壁面を彩った「照明演出」は、プログラムが進むにつれて昼から夜へ照明のデザインが変化するようプログラミングし、懇親会では「夜のキャンプファイヤーを囲む雰囲気」を再現しました。本音で語りたくなるキャンプ場ならではの“夜の空間”を意識しています。

感動を生む社員総会は、イベントのプロにお任せ！

社員総会が毎年恒例となっている企業、もしくは、まだ実施していないけど社員数が増えてきたので開催を検討し始めた企業など、それぞれにカラーやコンセプト、課題感などが異なり、皆さまがイベントで目指すゴールも多種多様だと思います。
今回ご紹介したJCSの社員総会「2020 JCS CAMP」は、あくまでもひとつの事例です。社員総会の取り組み方は、会社ごとに個性があり、正解のカタチは無限にあると確信しています。当社では、お客様の社員総会の初期フェーズ「コンセプトメイク」からお手伝いができます。ご興味がありましたら、ぜひご相談くださいませ！

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