2024.03.01

【社員インタビュー】国際イベントのトータルプロデュースに携わる、若手社員の1日

働き方女性活躍推進国際会議

ビジネスの最前線で働くJCS社員の1日をご紹介します。
今回は、政府系の会合や国際会議など、ビジネスイベントの企画・運営に携わる国際会議部の若手社員に密着。業務内容、仕事のやりがい、ワークライフバランスの実態に迫ります。

社員プロフィール

国際会議部　E.B.さん

2020年新卒入社。入社以来、国際会議の企画・運営業務に従事。
大学時代に知ったMICEに興味を持ち、コンベンション業界を志望。JCS社員の人柄の良さや、人を大事にする社風に惹かれ入社。

―現在の仕事内容を教えてください。

プロジェクトマネージャーとして、国際会議の事前準備から運営、会期終了後の報告書作成までを担当しています。企画書作成、関係各所との調整や手配、予算管理、参加者アンケートの集計･分析など業務は多岐にわたります。
全ての業務を一人で担当するわけではなく、案件の状況に応じて業務を分担し、サブ担当者や事務局の担当者と一緒にチームを組んで進めます。私がサブ担当として他メンバーのフォローを行うこともあります。

―入社のきっかけを教えてください。

大学では観光学を専攻しました。そこでMICEを知り、興味を持ったのがきっかけでコンベンション業界を志望しました。私は表に出るよりも、誰かのために何かをする「裏方」の方が好きで、この業界がマッチしていると思いました。
JCSを選んだ理由は、選考でお会いする社員の人柄に惹かれ、JCSで働きたいと思ったからです。選考の時、人事担当者が面接前の面談で、親身になって話を聞いてくれました。面接官は熱量が伝わる話をしてくれて、人を大事してくれる会社だと思いました。そんな会社は、きっといい人が多いに違いないと思い、入社しました。

国際会議の最前線で働く、JCS若手社員の1日

9:30　自分の働き方に合わせて、業務を開始

私は早めに業務を開始して早く帰るようにしたいので、朝は定時の9:30に出社することが多いですが、フレックス制度を利用して10時頃に出社する社員も多いです。在宅勤務制度もあるので、週に2,3日在宅勤務をする時もあります。

出勤後はチャットツールで、今日の業務予定を箇条書きで上司や同僚に報告します。その後はチームメンバーから来ているチャットやメールをチェックし、返信します。

11:00　お客様とオンラインで打ち合わせ

お客様との打ち合わせは、オンライン会議が多いです。打ち合わせの議題は、前日までに予め送っています。この日はお客様である主催者様に、開催会場の使用計画や参加登録の方法などを提案し、ご要望を聞きながら調整を行いました。予算を管理しながら最適な提案ができるように心がけています。
今は開催を2ヶ月後に控えた現地参加者100名･オンライン参加者500名規模の会議を担当しています。一度の打ち合わせで、大きな会議運営にまつわる細々とした内容が確定することはないので、週一回または隔週の頻度で定期的に打ち合わせを行っています。お客様と密にコミュニケーションを取ることで、効率的に準備を進められると考えています。
打ち合わせの後は、メンバーと話し合いながらToDoの洗い出しや業務の担当割り振りを行います。

12:00　ランチ休憩は好きな時間にとって、リフレッシュ

一人で外に食べに行くことが多いです。外を歩いて、気分転換をしています。
先輩や後輩と、事前に予定を合わせてランチに行くこともあります。

13:00　部内の定例会議で情報共有。業務の悩みは、先輩社員に相談して解決する

業務の進捗状況を共有し、困ったことがあれば部長や上長に相談をします。日々先輩から学び、吸収するよう心がけています。
元々は一人で抱え込む性格でしたが、メンバーと協力しながら業務を進める重要さに気づいてからは、積極的にサポートをお願いするようになりました。メンバーからも協力を求められることが増え、一人ではなく「チームで働いている」と感じます。
先輩方は、各々の進め方を確立しつつ、私たち後輩に積極的に声をかけてくれます。そんなチームの雰囲気が好きで、自分に合っていると感じます。

15:00　有志で募ったメンバーと社内プロジェクトの打ち合わせ

担当業務以外で、部門横断型の社内プロジェクトに取り組んでいます。
JCSには、部署の垣根を超えて大規模な会議やイベントの運営サポートを行う「応援社員」の取り組みがあります。現在進めているプロジェクトでは「応援社員」の取り組みを強化するために、社内アンケート調査や、ノウハウをまとめたマニュアル作成などを行っています。イベント・コンベンション事業以外の社員も「応援社員」として参加するため、事前準備の方法などを改善し、社員の皆さんが業務に困らないようにしたいと思っています。
元々は「サポートしてもらった社員に、恩返しをしたい」という気持ちからスタートしたプロジェクトですが、他部署の方から「国際会議部の方は、交渉力のスキルがすごいね」など、自分達では気づかない強みを教えてもらい、励みになっています。

17:30　退勤。フレックス制度を利用して、早めに帰宅することも

チャットで業務報告を行い、退勤します。
フレックス制度のコアタイムが11:00～15:30なので、16:00頃に退勤することもあります。通院などの用事を、平日の混んでいない時間に済ませられるので便利です。繁忙期は残業が続くこともありますが、ピークの時期が過ぎたら、早めに帰宅するなど調整しています。

ワークライフバランスは？繁忙期の残業や、有給取得の実態

繁忙期と閑散期の差は大きいけど、業務時間はしっかり管理されている

繁忙期は忙しく、残業や朝8時頃から在宅で業務を開始することもあります。国際会議の開催場所によっては出張があり、会期の長いものでは1週間近く出張先に滞在することもあります。しかし、業務時間はきちんと管理されています。休日出勤をした時には、必ず振替休日を取得しています。
業務が立て込んでくると、管理職の方を中心に「引き取れる業務はある？」と声を掛けてくれるので、業務の協力をお願いしやすいです。繁忙期には頑張り、閑散期にはしっかり休む、というのが部内の共通認識になっています。

振替休日は自分のタイミングで取得。長期連休を作って趣味を楽しむ

振替休日は、自分で取得日を決めて部内に事前共有したうえで、取得しています。私は旅行が好きなので、祝日や週末につなげて長期休暇を作り、旅行に行っています。休日だと混んでいるスポットも、平日だと空いているのが嬉しいです。次はどこに行こうかな？と旅行の計画を立てるのが楽しく、忙しい時には旅行をモチベーションにして日々頑張っています。
JCSは年末年始に有給奨励日を設けているので、10日以上の長期休暇を取ることができます。昨年は13連休にして、学生時代にインターンをしていたラオスに旅行に行き、年末に帰国して祖母の実家にも帰省しました。

ニュースを見た家族の反応で、国際社会に影響を与える業務に携わっていると実感

入社当初は、どれだけ事前準備をしても会議の当日に「もっとやっておけばよかった」と後悔することが多く、先輩に「頑張ったよ！」と励まされてようやく元気を取り戻していました。今も本番当日は緊張しますが、開催現場での仕事を楽しめるようになりました。業務に慣れて「やるしかない」と吹っ切れるようになったこともありますが、一緒に働くメンバーとの交流が楽しいことも、影響していると思います。
充実した気持ちで業務に臨めるようになり、やりがいを強く感じるようになりました。特にG7などの国際会議は、ニュースを見た家族の反応を見て「すごいことに携わっている」と改めて実感します。

JCSは、仕事とプライベートが両立できる。働きやすい制度が整っている

女性だけでなく、男性も育休を取得している

JCSは女性活躍推進企業認定「えるぼし認定」を取得しており、女性が働きやすい会社だと思います。私の部署にも結婚されている方やお子さんがいる方がいて、フレックス制度を利用して柔軟にスケジュールを組んでいます。そのため、社員の皆さんは仕事とプライベートの時間にメリハリをつける「オンオフの切り替え」がすごい、と入社当初から感じています。
女性社員だけでなく男性社員も、育児休業を取得しています。最近では部署内の先輩男性社員が育休を取得していました。